Word dosyası olarak gidip gelen seans öncesi form

Bu özelliğin ilk hali bir Word dosyasıyla başladı.

Birlikte çalıştığımız bir aile danışmanı, her yeni danışanına ilk randevudan önce bir ön görüşme formu gönderiyordu. İyi bir formdu, yıllarca pratik içinde yazılmıştı. Danışanın sağlığını, ilişkisini, aile geçmişini, bazı durumlarda istismarı ve gebelik kayıplarını soruyordu. WhatsApp'tan .docx olarak gidiyor, danışan telefonunda elinden geldiğince dolduruyor ve aynı yoldan geri gönderiyordu.

O dosyanın nerelerde kaldığını düşünün. İki WhatsApp geçmişinde, telefonun indirilenler klasöründe, bir bulut yedeğinde, belki de "doldururken yardım etmek isteyen" bir eşe iletilmiş halde. Bunlar bir insanın hayatında yazıya dökebileceği en hassas cevaplardan bazıları ve sıradan bir ek gibi dolaşıyordu.

Onun yerine ne kurduk

TalkOmni'de anket, cevapları başka bir yere giden bir formdur. Normal bir form ekibinizin görebildiği ve dışa aktarabildiği bir lead olur. Anketin cevapları ise kaydedildiği anda kendi anahtarıyla şifrelenir. Yalnızca şirket sahibi ve şirket yöneticileri açabilir. Asistan hiç okuyamaz: hiçbir araç, arama ya da özet maili anket cevabına ulaşmaz ve kodumuzda bu olursa kırılan bir test var. Excel dışa aktarımına da hiçbir zaman girmez.

Kişi tek bir soruyu görmeden önce bir onay metnini kabul eder ve kabul ettiği metnin hangi sürüm olduğu cevaplarıyla birlikte saklanır. Cevaplar randevudan belirli gün sonra silinir, varsayılan 90 gün. Biri unutulmak istediğinde tek bir silme talebi, onun hakkında tuttuğumuz her şeyle birlikte anket cevaplarını da kaldırır.

Birkaç pratik ayrıntı beklediğimizden önemli çıktı:

• Sayfa sayfa kayıt. Uzun bir form tek oturuşta doldurulmuyor, hele gece on birde bir ebeveyn tarafından. Her sayfa kaydediliyor, aynı bağlantı kaldığı yerden açılıyor.
• Tablo alanı. Danışmanın formunda bir "yaşam zaman çizgisi" vardı: yaş, tarih, ne oldu, nasıl hissettirdi. Kişinin ihtiyacı kadar satır. Önceden bu kırk ayrı kutu demekti. Şimdi danışanın satır eklediği tek bir alan.
• Kurallar. Çift formu ile bireysel form soruların çoğunu paylaşıyor. Bir kural "ilişkiniz" bölümünü yalnızca görüşme türü çift olduğunda açıyor, kimse kendisine ait olmayan soruların arasından geçmek zorunda kalmıyor.

Kimse göndermeden gitmesi

Anket, her randevudan sonra gidecek şekilde işaretlenebiliyor. Asistan sohbette bir seans ayırdığında ya da danışan sitedeki formdan randevu aldığında, kullandığı kanaldan kişisel bir bağlantı alıyor; e-postası varsa e-postayla da. Bağlantı randevunun ertesi gününe kadar geçerli. Danışman her randevuda anketin gönderildiğini, başlandığını ya da tamamlandığını görüyor, cevapları da randevunun hemen yanında açıyor.

Bize pahalıya patlayan hata

İlk hafta projede tek bir anket vardı ve o da çocuklar içindi: çocuğu için randevu alan ebeveynlere yazılmış 112 soru.

Her randevu onu aldı. Kendisi için seans ayıran yetişkinler bağlantıyı açıp "çocuğunuzun gelişimi" hakkında 112 soruyla karşılaştı. 22 Eylül'de rakamlara baktığımızda tamamlanma oranı yüzde 16,7'ydi. Açanların çoğu doğrudan kapatmıştı; biz de aynısını yapardık.

Çözüm, randevu formuna eklenen bir soru oldu: "Görüşme kimin için?" Bir de her cevabı bir ankete bağlayan küçük bir ayar. Yetişkinler bireysel formu, ebeveynler çocuk formunu, çiftler çift formunu alıyor. 28 Eylül'e kadar randevuya bağlı 20 anket cevabının 17'si yönlendirilmiş bir anketten gelmişti. Güveneceğimiz yeni bir tamamlanma oranı için henüz erken, ama en azından insanlara artık kendileriyle ilgili sorular gidiyor.

Bunu ilk randevudan önce yakalamamız gerekirdi. Bir tür danışan için doğru olan varsayılan, diğerlerinin hepsi için yanlış; bunu fark eden tek kişi de danışan oluyor ve hiçbir şey söylemeden sekmeyi kapatıyor.

Dürüst bir sınır

Anket cevapları alan bazında şifreli. Sohbetler öyle değil. Diskte şifreli bir veritabanında duruyorlar; bu sıradan kişisel veri için olağan standart, ama aynı koruma değil. Danışan sohbete klinik ayrıntı yazmaya başlarsa doğru hareket onu forma yönlendirmek. Bunu başlamadan önce her uzmana söylüyoruz. Sağlık verisi için açık rızayı nasıl aldığınıza da kendi hukukçunuz bakmalı; veri sorumlusu olarak o kısım sizde.

Seans öncesi formunuz bugün hâlâ bir Word dosyasıysa değişiklik küçük: tasarımcıda bir kez yeniden kurun, "randevu sonrası gönder" kutusunu işaretleyin, dosya dolaşmayı bırakır.