Yürürlük tarihi: 5 Ağustos 2026 · Sürüm 1.0
Bu Veri İşleme Sözleşmesi ("VİS"), Genez LLC ("TalkOmni", "Veri İşleyen") ile TalkOmni'yi kullanan işletme ("Müşteri", "Veri Sorumlusu") arasındaki Kullanım Koşullarının parçasıdır. TalkOmni'nin Müşteri adına kişisel veri işlediği her durumda uygulanır. İmza gerekmez: Müşteri Kullanım Koşullarını kabul ettiğinde yürürlüğe girer. Karşılıklı imzalı bir nüsha support@talkomni.com adresinden talep edilebilir.
Kişisel veri, işleme, veri sorumlusu, veri işleyen, ilgili kişi ve kişisel veri ihlali gibi terimler, AB Genel Veri Koruma Tüzüğü'nde (GDPR) ve Türkiye bakımından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda (KVKK) verilen anlamı taşır.
1. Roller
Müşteri, çalışma alanına getirdiği veya çalışma alanı üzerinden ürettiği kişisel verilerin veri sorumlusudur: görüşmeler, sesli aramalar, form gönderimleri, aday müşteriler, kişiler ve yüklenen dokümanlar. TalkOmni bu verilerin veri işleyenidir.
Müşterinin kendisine ilişkin veriler bakımından (hesap, faturalandırma, destek, güvenlik ve kullanım verileri) TalkOmni kendi başına veri sorumlusudur. Bu işleme Gizlilik Politikasında açıklanmıştır ve bu VİS'in kapsamı dışındadır.
2. Kapsam ve talimatlar
TalkOmni, Müşteri kişisel verilerini yalnızca şu hallerde işler:
- Kullanım Koşulları kapsamında hizmeti sunmak, güvenliğini sağlamak, sürdürmek ve desteklemek için;
- Müşterinin belgelenmiş talimatları doğrultusunda; bu talimatlar çalışma alanının yapılandırılması, panelin ve API'nin kullanımı ve support@talkomni.com adresine gönderilen yazılı talimatlar yoluyla verilir;
- ilgili mevzuatın gerektirdiği hallerde; bu durumda kanun yasaklamadıkça TalkOmni Müşteriyi önceden bilgilendirir.
TalkOmni, Müşteri kişisel verilerini satmaz, reklam için kullanmaz ve yapay zeka modeli eğitmek için kullanmaz. Bir talimatın veri koruma mevzuatını ihlal ettiği kanaatine varırsa Müşteriyi bilgilendirir ve o talimatın ifasını askıya alabilir.
GDPR m.28(3)'ün gerektirdiği ayrıntılar (işlemenin konusu, süresi, niteliği ve amacı, kişisel veri türleri ve ilgili kişi kategorileri) Ek I'dedir.
3. Gizlilik
TalkOmni, Müşteri kişisel verilerine yalnızca hizmeti yerine getirmek için ihtiyaç duyan, gizlilik yükümlülüğü altındaki ve veri koruma görevleri konusunda eğitilmiş personele erişim verir. Yönetici erişimi kısıtlıdır ve kayıt altındadır.
4. Güvenlik
TalkOmni, riske uygun olarak Ek II'de açıklanan teknik ve idari tedbirleri uygular ve sürdürür. Bu tedbirler gelişebilir, ancak sözleşme süresince genel koruma düzeyi düşürülmez.
5. Kişisel veri ihlali
TalkOmni, Müşteri kişisel verilerini etkileyen bir ihlalden haberdar olmasından itibaren gecikmeksizin ve mümkün olan her halde 48 saat içinde Müşteriye bildirir. Bildirim; ihlalin niteliğini, etkilenen veri ve ilgili kişi kategorilerini ve yaklaşık sayısını, olası sonuçlarını, alınan veya önerilen tedbirleri ve bir iletişim noktasını içerir. TalkOmni, Müşterinin makamlara ve ilgili kişilere karşı kendi bildirim yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için makul desteği sağlar. Bildirim kusur ikrarı anlamına gelmez.
6. Alt işleyenler
Müşteri, TalkOmni'nin Ek III'te listelenen alt işleyenleri kullanmasına genel yetki verir. TalkOmni:
- her alt işleyene bu VİS'ten daha az koruyucu olmayan veri koruma yükümlülükleri yükler;
- alt işleyenlerinin edimlerinden Müşteriye karşı tam sorumlu kalır;
- güncel listeyi Gizlilik Politikasının 9. bölümünde yayımlar ve yeni veya değiştirilen bir alt işleyeni, işlemeye başlamasından en az 30 gün önce çalışma alanı sahibine e-postayla veya panelde bildirim ile duyurur.
Müşteri, bu 30 günlük süre içinde makul veri koruma gerekçeleriyle yeni alt işleyene itiraz edebilir. Taraflar itirazı iyi niyetle görüşür; çözüm bulunamazsa Müşteri hizmetin etkilenen kısmını sonlandırabilir ve kullanılmayan döneme ilişkin peşin ödenmiş ücretlerin iadesini alabilir.
7. Müşteriye destek
İşlemenin niteliği ve elindeki bilgiler dikkate alınarak TalkOmni, Müşteriye şu konularda destek olur:
- ilgili kişilerin erişim, düzeltme, silme, kısıtlama, itiraz ve taşınabilirlik taleplerinin karşılanması. Panel ve API, Müşterinin taleplerin çoğunu doğrudan karşılamasını sağlar; karşılayamadığı hallerde TalkOmni makul sürede yardımcı olur. Bir talep doğrudan TalkOmni'ye ulaşırsa gecikmeksizin Müşteriye iletilir ve talimat verilmedikçe TalkOmni esasa ilişkin yanıt vermez;
- veri koruma etki değerlendirmeleri ve denetim makamına önceden danışma süreçleri;
- GDPR m.28 ve karşılık gelen KVKK yükümlülüklerine uyumun ortaya konulması.
8. Silme ve iade
Hizmetin sona ermesi halinde çalışma alanı verileri 30 gün boyunca dışa aktarıma açık kalır. Bu sürenin ardından TalkOmni, Müşteri kişisel verilerini 90 gün içinde siler veya anonim hale getirir; rutin yedeklerdeki kopyalar normal döngülerinde sona erdikçe silinir. Daha uzun bir saklama kanunen zorunlu ise bu hüküm uygulanmaz. TalkOmni, talep üzerine silme işlemini yazılı olarak teyit eder. Veri türlerine göre saklama süreleri Gizlilik Politikasının 7. bölümündedir.
9. Denetim
TalkOmni, bu VİS'e uyumu ortaya koymak için gerekli bilgileri sağlar ve talep üzerine, yılda birden fazla olmamak kaydıyla, makul bir yazılı güvenlik anketine yanıt verir ve mevcut sertifika veya raporların kopyalarını paylaşır. Yerinde veya derinlemesine bir denetimin kanunen ya da denetim makamınca gerekli olduğu hallerde taraflar kapsamı, zamanı ve maliyeti önceden kararlaştırır; denetim mesai saatlerinde, gizlilik yükümlülüğü altında ve hizmeti aksatmayacak, diğer müşterileri etkilemeyecek şekilde yürütülür.
10. Yurt dışına aktarım
TalkOmni'nin birincil altyapısı Avrupa Birliği'ndedir (Google Cloud, Belçika bölgesi). TalkOmni Amerika Birleşik Devletleri'nde yerleşiktir ve Ek III'teki bazı alt işleyenler veriyi Avrupa Ekonomik Alanı dışında ve Türkiye dışında işler.
AEA, Birleşik Krallık veya İsviçre'den yapılan aktarımlar bakımından taraflar, Avrupa Komisyonu Standart Sözleşme Hükümlerini (2021/914 sayılı Karar) sözleşmeye dahil eder: Müşterinin veri sorumlusu olduğu hallerde Modül İki (veri sorumlusundan veri işleyene), Müşterinin başka bir veri sorumlusu adına veri işleyen sıfatıyla hareket ettiği hallerde Modül Üç (veri işleyenden veri işleyene) ve Birleşik Krallık GDPR'ının uygulandığı hallerde Birleşik Krallık Uluslararası Veri Aktarım Eki. Bu hükümlerde: Müşteri veri ihracatçısı, TalkOmni veri ithalatçısıdır; bu VİS'in Ek I, II ve III'ü ilgili ek içeriğini oluşturur; isteğe bağlı katılım (docking) hükmü uygulanır; yetkili denetim makamı Müşterinin yerleşik olduğu yerin makamıdır; uygulanacak hukuk ve yetkili forum Standart Sözleşme Hükümlerinde belirtilenlerdir.
Türkiye'deki kişilerin kişisel verilerinin aktarımında taraflar KVKK m.9'daki aktarım şartlarına dayanır; buna Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından tanınan standart sözleşme ve taahhütname mekanizmaları ile uygulanabilir olduğu hallerde ilgili kişinin açık rızası dahildir ve açık rızayı almak Müşterinin sorumluluğundadır. TalkOmni, talep üzerine Kurul onaylı ilgili standart sözleşmeyi imzalar ve bildirim veya kayıt için gereken bilgileri sağlar.
11. Müşterinin yükümlülükleri
Müşteri; hizmet üzerinden işlediği kişisel veriler için hukuka uygun bir sebebe sahip olduğunu, kendi son kullanıcılarına gerekli aydınlatmayı yaptığını (KVKK kapsamındaki aydınlatma metni dahil), ticari iletiler, giden aramalar ve arama kaydı için gereken rızaları aldığını ve hukuka uygun bir sebep olmaksızın TalkOmni'ye özel nitelikli kişisel veri göndermediğini taahhüt eder. Saklama, erişim ve kanal ayarlarını kendi risk durumuna uygun şekilde Müşteri yapılandırır.
12. Sorumluluk ve öncelik
Tarafların bu VİS kapsamındaki sorumluluğu, Kullanım Koşullarındaki sınırlama ve istisnalara tabidir. Bu VİS ile Kullanım Koşulları bir veri koruma konusunda çelişirse bu VİS üstün gelir. Bu VİS ile Standart Sözleşme Hükümleri çelişirse Standart Sözleşme Hükümleri üstün gelir.
13. Süre, değişiklikler ve iletişim
Bu VİS, TalkOmni Müşteri kişisel verilerini işlediği sürece uygulanır. TalkOmni, hukuki veya hizmete ilişkin değişiklikleri yansıtmak için, yürürlük tarihinden en az yedi gün önce bildirimle bu VİS'i güncelleyebilir; üstteki sürüm ve tarih buna göre güncellenir.
Genez LLC · 1209 Mountain Road Pl NE #8028, Albuquerque, NM 87110, ABD · support@talkomni.com
Ek I — İşlemenin ayrıntıları
Konu: TalkOmni çok kanallı yapay zeka müşteri asistanının sunulması.
Süre: Müşterinin abonelik süresi ve 8. bölümdeki silme süreleri.
Nitelik ve amaç: son kullanıcı mesaj ve aramalarının alınması, saklanması, analiz edilmesi ve yanıtlanması; yanıtların Müşteri dokümanlarından getirilmesi; Müşteri tarafından onaylanmış işlemlerin Müşteri sistemlerinde yürütülmesi; aday müşteri ve form gönderimlerinin toplanması; görüşmelerin insan temsilcilere yönlendirilmesi; deşifre, özet ve analiz üretilmesi.
İlgili kişi kategorileri: Müşterinin son kullanıcıları ve müşterileri; paneli kullanan Müşteri personeli; form ve açılış sayfaları üzerinden gönderilen kişiler.
Kişisel veri türleri: kanalın ilettiği tanımlayıcılar (telefon numarası, kullanıcı adı, e-posta adresi, ad); mesaj içeriği ve görüşmede gönderilen dosya veya görseller; sesli arama üstverisi, sesi, deşifresi, özeti ve analizi; form alan değerleri, rıza kayıtları ve pazarlama kaynak parametreleri; randevu ve aday müşteri kayıtları; IP adresi ve teknik kayıtlar; Müşterinin yüklediği ve kendisi kişisel veri içerebilen doküman içerikleri.
Özel nitelikli veriler: TalkOmni tarafından talep edilmez ve hizmet için gerekli değildir. Müşterinin sektörü nedeniyle bir son kullanıcının bu tür veriyi kendiliğinden paylaşabildiği hallerde, veri yalnızca görüşme içeriğinin parçası olarak, Müşterinin talimatı ve hukuka uygun sebebi çerçevesinde işlenir.
Aktarım sıklığı: hizmet kullanıldığı sürece süreklidir.
Ek II — Teknik ve idari tedbirler
- Kiracı izolasyonu: her sorgu kuruluş ve proje bazında sınırlandırılır; sahiplik yalnızca rota düzeyinde değil, servis katmanında doğrulanır.
- Şifreleme: aktarımdaki tüm veri için TLS; veritabanı ve nesne depolamada yönetilen şifreleme; kanal token'ları, API anahtarları ve geçit kimlik bilgileri şifreli saklanır ve hiçbir zaman tam haliyle geri gösterilmez.
- Erişim kontrolü: panelde rol tabanlı erişim (sahip, yönetici, temsilci), yalnızca davetle üyelik, yönetici erişiminin adı belirli personelle sınırlandırılması ve aktör ile IP bilgisini içeren denetim kaydı.
- Kimlik doğrulama: OWASP eşiğinin üzerinde maliyetle bcrypt parola özeti, kısa ömürlü erişim token'ları ve dönen yenileme token'ları, kayıt, giriş ve kurtarma akışlarında bot koruması.
- İşlem güvenliği: asistanın Müşteri sistemlerinde yaptığı işlemler beyaz listeye tabidir, parametreleri sunucuda doğrulanır ve denetim kaydına yazılır; yazma işlemleri hiçbir zaman yalnızca model çıktısına dayanılarak yapılmaz.
- Webhook ve API bütünlüğü: sabit zamanlı karşılaştırmayla imza doğrulama, veritabanı kısıtlarıyla zorlanan idempotans, kimlik doğrulama ve gelen webhook'larda hız sınırlama, güvenilir istemci IP çözümlemesi.
- Ağ ve altyapı: Google Cloud (AB) ve Vercel üzerinde yönetilen barındırma, sıkılaştırılmış HTTP zaman aşımları, zaman aşımı zorunlu ve SSRF korumalı istemcilerle giden istekler.
- Kayıt ve izleme: tanımlı saklama süreleriyle uygulama, hata ve denetim kayıtları; kötüye kullanım ve anomali sinyallerinde uyarı; gizli bilgilerin kayıtlardan bir maskeleme yardımcısıyla çıkarılması.
- Veri yaşam döngüsü: ziyaretçi yüklemeleri ve istek kayıtları için otomatik saklama işleri; fesihte belgelenmiş dışa aktarma ve silme süreci.
- İdari: erişimi olan tüm personel için gizlilik yükümlülüğü, en az yetki ilkesiyle kimlik bilgisi verilmesi, ortam ayrımı ve güvenliği ilgilendiren değişikliklerin yayın öncesi gözden geçirilmesi.
Ek III — Alt işleyenler
| Alt işleyen | Amaç | Başlıca konum |
|---|---|---|
| Google Cloud | API barındırma, yönetilen veritabanı, dosya depolama | AB (Belçika) |
| Vercel | Web sitesi ve panel barındırma | AB / küresel uç |
| Anthropic | Asistan yanıtlarını üreten yapay zeka dil modeli | ABD |
| Voyage AI | Doküman araması için metin gömmeleri | ABD |
| VAPI | Sesli arama orkestrasyonu ve arama kayıtları | AB / ABD |
| Deepgram | Sesli aramalarda konuşmayı metne çevirme | ABD |
| ElevenLabs | Sesli arama ve avatarlar için metin okuma | ABD |
| fal.ai | Avatar görsel düzenleme ve dudak senkronu video üretimi | ABD |
| Stripe | Ödeme ve abonelik faturalandırma | ABD / AB |
| Meta Platforms, Inc. | Instagram ve Messenger mesaj iletimi | ABD / AB |
| WhatsApp LLC | WhatsApp mesaj iletimi | ABD / AB |
| Telegram | Telegram mesaj iletimi | Küresel |
| Cloudflare | DNS, güvenlik ve bot koruması | Küresel |
| Google (reCAPTCHA) | Kimlik doğrulama akışlarında kötüye kullanım önleme | ABD |
| Google (Gmail SMTP) | İşlemsel e-posta gönderimi | ABD / AB |